Datenschutzhinweise und Informationspflicht
1. Informationen gemäß Artikel 13 und 14 EU-DSGVO
1.1 Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen und seines Vertreters
1.2 Kontaktdaten des/der Datenschutzbeauftragten
1.3 Hinweis auf die Rechte des/der Betroffenen
2.2.1 Protokollierung
2.2.2 Cookies
2.2.3 Matomo (ehemals PIWIK)
2.2.4 OpenStreetMap und weitere Anwendungen
2.3 Teilnahme am Autoload-Verfahren
2.4 Beschäftigte des Studierendenwerks
2.5 Bewerber
2.6 BAföG-Antragsteller
2.7 Nutzung des BAföG-Fristenmelders
2.8 Mieter studentischen Wohnraums
2.9 Lieferanten und Dienstleister
2.10 Tutoren
2.11 Anbieter von Privatzimmern
2.12 Nutzer von Sozialberatung und Beratung für ausländische Studierende
2.13 Nutzer der psychologischen Beratung
2.14 Nutzer der Kinderbetreuung
2.15 Teilnehmer an Zufriedenheitsbefragungen
2.16 Teilnehmer an Gewinnspielen
2.17 Nutzer sozialer Medien
2.18 Information mittels sozialen Medien
2.19 Anträge auf Erstattung von Studierendenwerksbeiträgen
2.20 Kommunikation mit dem Studierendenwerk
2.21 Hinweisgeberschutzverfahren
1. Informationen gemäß Artikel 13 und 14 EU-DSGVO
Stand: Februar 2024
Zunächst erhalten Sie allgemeine Informationen dazu, wer bei uns für die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich ist und welche Rechte Sie als Betroffener haben.
Danach finden Sie Tabellen für die verschiedenen Verfahren, in denen wir personenbezogene Daten erheben und verarbeiten. In den Tabellen steht, welche Daten wir von Ihnen verarbeiten, an wen diese Daten eventuell übermittelt werden, wie lange wir diese Daten speichern und ob wir die Daten auch noch für andere Zwecke verwenden. Nicht alle Verfahren treffen auf Sie zu. Wenn Sie unsicher sind, in welchen Verfahren wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, sprechen Sie uns bitte an.
1.1 Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen und seines Vertreters
Studierendenwerk Mannheim
Anstalt des öffentlichen Rechts
L 7, 8
68161 Mannheim
Geschäftsführer: Ass. jur. Peter Pahle
E-Mail: info@stw-ma.de
Telefon: 0621 49072-333
Telefax: 0621 49072-399
1.2 Kontaktdaten des/der Datenschutzbeauftragten
E-Mail: datenschutz@advivari.de
1.3 Hinweis auf die Rechte des/der Betroffenen
Sie als Betroffene/r haben das Recht, von uns als Verantwortliche der Datenverarbeitung Auskunft über die verwendeten personenbezogenen Daten zu erhalten.
Sie haben ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung. Ebenso haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Damit ist gemeint, dass wir Ihnen auf Antrag eine Kopie der personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen, die wir von Ihnen gespeichert haben, sofern keine andere rechtliche Vorschrift dagegenspricht.
Sie haben das Recht, eine uns erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Sie haben das Recht, bei der Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen. Die zuständige Aufsichtsbehörde für das Studierendenwerk Mannheim ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Hausanschrift:
Königstrasse 10 a
70173 Stuttgart
Postanschrift:
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart
Tel.: 0711/615541-0
FAX: 0711/615541-15
2. Besucher der Webseite
Für Besucher unserer Webseite gelten die nachfolgenden Angaben.
Bei jedem Zugriff auf eine Seite des Studierendenwerks Mannheim und bei jedem Aufruf einer Datei werden zu statistischen Zwecken und zur Fehlersuche folgende Daten protokolliert und ausgewertet:
- IP-Adresse
- Datum und Uhrzeit
- aufgerufene Seite / Name der abgerufenen Datei
- übertragene Datenmenge
- Meldung, ob der Zugriff erfolgreich war
Eine andere Verwendung oder Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.
2.2.2 Cookies
Diese Webseite verwendet keine Cookies.
Auf dieser Webseite werden unter Einsatz der Open-Source-Software Matomo (https://matomo.org) Daten zu Marketing- und Optimierungszwecken gesammelt und gespeichert. Aus diesen Daten werden unter einem Pseudonym Nutzungsprofile erstellt, um die Inhalte unserer Internetseiten genau auf die Bedürfnisse der Besucher abzustimmen und somit unser Angebot für Sie zu verbessern. Wir verwenden Matomo ohne Cookies.
2.2.4 OpenStreetMap und weitere Anwendungen
Als Kartendienst nutzt diese Webseite OpenStreetMap ohne Cookies. OpenStreetMap wird erst nach Klick auf „Karte aktivieren“ genutzt. Zum Anzeigen der Karte wird die IP-Adresse des Webseiten-Besuchers an die Server von OpenStreetMap übermittelt. OpenStreetMap ist unter der Open-Database-Lizenz verfügbar (https://www.openstreetmap.org/copyright). Der Hauptsitz von OpenStreetMap ist Großbritannien (https://wiki.osmfoundation.org/wiki/Contact).
Die nachfolgende Tabelle enthält weitere wichtige Informationen.
| Kategorien der verarbeiteten Daten | Statistische Auswertungen mit Matomo: Ihre anonymisierte IP-Adresse und weitere Nutzungsdaten
Server-Protokolle: siehe weiter oben Abschnitt „Protokollierung“ Falls Sie uns eine E-Mail schicken: alle Angaben, die Sie in Ihrer E-Mail freiwillig machen. |
| Zweck der Datenverarbeitung und ggf. berechtigtes Interesse | Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter der anonymisierten IP-Adresse, um unsere Webseite stetig zu optimieren und unser Angebot besser auf die Bedürfnisse der Nutzer abzustimmen. Die Protokollierung erfolgt zu statistischen Zwecken und zur Fehlersuche. Ihre Angaben, die Sie uns per E-Mail schicken, verarbeiten wir ausschließlich zur Beantwortung Ihrer Anfrage. |
| Rechtsgrundlage | Die Rechtsgrundlage für den Einsatz von Matomo und für die Protokollierung der Zugriffe ist Art. 6 Abs.1 f) EU-Datenschutzgrundverordnung (zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen). Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die Sie uns mit einer vertraglichen Anfrage per E-Mail schicken, ist Art. 6 Abs.1 b) EU-DSGVO (Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen), die Verarbeitung der Daten anderer Anfragen erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Falls Sie OpenStreetMap nutzen, geschieht dies auf Basis von Art. 6 Abs. 1 a) EU-DSGVO (Einwilligung). |
| Empfänger der Daten | Im Rahmen der Bereitstellung und Wartung unserer Systeme kann es zu einer Übermittlung an Auftragsverarbeiter kommen. |
| Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation | Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten weder an ein Drittland noch an eine internationale Organisation. |
| Dauer der Datenspeicherung | Die pseudonymisierten Daten, die im Rahmen von Matomo erhoben werden, werden dauerhaft gespeichert. Aus diesen Daten kann nicht auf eine konkrete Person geschlossen werden. Die Server-Protokolle werden nach 3 Monaten gelöscht. Personenbezogene Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Anfrage übermitteln, löschen wir, sobald Ihre Anfrage abschließend beantwortet ist. |
| Profiling/ automatisierte Einzelentscheidung | Es findet kein Profiling und keine automatisierte Einzelentscheidung statt. |
| Nutzung der personenbezogenen Daten für andere Zwecke | Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für andere Zwecke. |
| Kategorien der verarbeiteten Daten | Ihr Name, Ihre Kontodaten, das SEPA-Lastschriftmandat und Abrechnungsdaten. |
| Zweck der Datenverarbeitung | Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, damit Sie unsere Produkte in den Verpflegungsbetrieben unbar mit Ihrer Chipkarte bezahlen können. |
| Rechtsgrundlage | Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs.1 b) der EU-DSGVO (Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist). |
| Empfänger der Daten | Im Rahmen der Bereitstellung und Wartung unserer Systeme kann es zu einer Übermittlung an Auftragsverarbeiter kommen. Die SEPA-Lastschriftdaten werden an unsere und Ihre Bank übermittelt. |
| Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation | Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten weder an ein Drittland noch an eine internationale Organisation. |
| Dauer der Datenspeicherung | Buchhaltungsrelevante Daten werden gemäß den Vorschriften von § 257 HGB in Verbindung mit § 147 AO zehn Jahre lang aufbewahrt. Sonstige steuerrelevante Daten werden sechs Jahre lang aufbewahrt. Alle sonstigen Daten löschen wir, sobald der Zweck entfällt. |
| Profiling/ automatisierte Einzelentscheidung | Es findet kein Profiling und keine automatisierte Einzelentscheidung statt. |
| Nutzung der personenbezogenen Daten für andere Zwecke | Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für andere Zwecke. |
| Kategorien der verarbeiteten Daten | Namen, Kontaktdaten, Geburtstag, Vertragsdaten, Bankdaten, Gehaltsdaten, Sozialdaten inklusive Gesundheitsdaten, Daten über Religionszugehörigkeit, Vermerke in der Personalakte, Daten zur Fahrerlaubnis zur Nutzung von Fuhrpark-Fahrzeugen. |
| Zweck der Datenverarbeitung und berechtigtes Interesse | Wir verarbeiten Ihre Daten zur Verwaltung des Beschäftigtenverhältnisses und zur Zeiterfassung im Dienst- und Arbeitsverhältnis. |
| Rechtsgrundlage | Die Rechtsgrundlage ist Art. 9 Abs. 2 b) EU-DSGVO (besondere Kategorien personenbezogener Daten) und Art. 88 EU-DSGVO (Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext) in Verbindung mit § 15 LDSG Ba-Wü (Datenverarbeitung bei Dienst- und Arbeitsverhältnissen); Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b, f DSGVO. |
| Empfänger der Daten | Im Rahmen der Bereitstellung und Wartung unserer Systeme kann es zu einer Übermittlung an Auftragsverarbeiter kommen. Mitarbeiterdaten werden an die folgenden externen Empfänger übermittelt: Krankenkassen, Rentenversicherungsträger, Arbeitsagentur, Finanzämter, VBL, Banken, Integrationsfachdienst des KVJS, Stadt Mannheim, Berufsgenossenschaften, Versicherungen, B·A·D Gesundheitsvorsorge und Sicherheitstechnik GmbH. |
| Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation | Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten weder an ein Drittland noch an eine internationale Organisation. |
| Dauer der Datenspeicherung | Buchhaltungsrelevante Daten werden gemäß den Vorschriften von § 257 HGB in Verbindung mit § 147 AO zehn Jahre lang aufbewahrt. Sonstige steuerrelevante Daten werden sechs Jahre lang aufbewahrt. Lohn- und Beitragsabrechnungsunterlagen zur Sozialversicherung werden bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres aufbewahrt. An-, Ab- und Ummeldungen und Beitragsnachweise zur Krankenkasse werden bis zum Ablauf des auf die letzte Rentenversicherungsprüfung folgenden Kalenderjahres aufbewahrt. Personalakten werden 30 Jahre aufbewahrt (Landesarchivgesetz § 3 (1) ). Nachweise über die Berechnung der Umlage zur Unfallversicherung werden 5 Jahre lang aufbewahrt. Sonstige Daten: 3 Jahre ab Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§ 195 BGB) oder mit Beendigung des Jahres, in dem kein berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO mehr besteht. Alle sonstigen Daten löschen wir, sobald der Zweck entfällt. |
| Profiling/ automatisierte Einzelentscheidung | Es findet kein Profiling und keine automatisierte Einzelentscheidung statt. |
| Nutzung der personenbezogenen Daten für andere Zwecke | Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für andere Zwecke. |
| Kategorien der verarbeiteten Daten | Namen, Kontaktdaten, Adressdaten, Geburtstag, Angaben im Lebenslauf. |
| Zweck der Datenverarbeitung | Wir verarbeiten Ihre Daten im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung, ggf. weitere Verarbeitung im Fall Ihrer Einstellung. |
| Rechtsgrundlage | Die Rechtsgrundlage ist Art. 88 EU-DSGVO (Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext) in Verbindung mit § 15 LDSG Ba-Wü (Datenverarbeitung bei Dienst- und Arbeitsverhältnissen, Zuverlässigkeitsüberprüfung). Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahme und ggf. Vertragserfüllung) gelten für die Datenverarbeitung, falls Sie eingestellt werden. |
| Empfänger der Daten | Im Rahmen der Bereitstellung und Wartung unserer Systeme kann es zu einer Übermittlung an Auftragsverarbeiter kommen. |
| Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation | Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten weder an ein Drittland noch an eine internationale Organisation. |
| Dauer der Datenspeicherung | Bewerberunterlagen werden nach 6 Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht (zur Wahrung von Fristen gemäß Allgemeinem Gleichbehandlungsgesetz). Falls Sie eingestellt werden, werden Ihre Bewerbungsunterlagen in die Personalakte überführt. |
| Profiling/ automatisierte Einzelentscheidung | Es findet kein Profiling und keine automatisierte Einzelentscheidung statt. |
| Nutzung der personenbezogenen Daten für andere Zwecke | Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für andere Zwecke. |
| Kategorien der verarbeiteten Daten | Es werden Name, Kontaktdaten, Sozialdaten, Bankdaten, Steuerdaten der Antragsteller und ggf. auch von Familienmitgliedern erhoben. |
| Zweck der Datenverarbeitung | Wir verarbeiten Ihre Daten zur Bearbeitung von Bafög-Anträgen und zur Berechnung der Ansprüche und Rückzahlungen. |
| Rechtsgrundlage | § 2 Abs. 2 StWG BW (Soziale Betreuung und Förderung von Studierenden) in Verbindung mit dem Bundesausbildungsförderungsgesetz (BAföG) und der Zuordnungsverordnung BAföG, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO. |
| Empfänger der Daten | Im Rahmen der Bereitstellung und Wartung unserer Systeme kann es zu einer Übermittlung an Auftragsverarbeiter kommen. Die Daten können an die folgenden Empfänger übermittelt werden: Landesoberkasse Baden-Württemberg, Bundesverwaltungsamt, Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg, Landesamt für Ausbildungsförderung beim Regierungspräsidium Stuttgart, Bundesministerium für Bildung und Forschung, Jobcenter, Agenturen für Arbeit, Finanzämter, Deutsche Rentenversicherung, Jugendämter, Bundesamt der Justiz, Einwohner-Meldeämter. |
| Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation | Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten weder an ein Drittland noch an eine internationale Organisation. |
| Dauer der Datenspeicherung | Die Daten werden im Folgejahr gelöscht, nachdem die festgelegten Aufbewahrungsfristen (zumeist 6 Jahre) abgelaufen sind. |
| Profiling/ automatisierte Einzelentscheidung | Es findet kein Profiling und keine automatisierte Einzelentscheidung statt. |
| Nutzung der personenbezogenen Daten für andere Zwecke | Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für andere Zwecke. |
| Kategorien der verarbeiteten Daten | E-Mail-Adresse |
| Zweck der Datenverarbeitung | Erinnerung der Nutzer per E-Mail an die Fälligkeit eines erneuten BAföG-Antrags |
| Rechtsgrundlage | Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO („Einwilligung“) |
| Empfänger der Daten | Im Rahmen der Bereitstellung und Wartung unserer Systeme kann es zu einer Übermittlung an Auftragsverarbeiter kommen. |
| Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation | Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten weder an ein Drittland noch an eine internationale Organisation. |
| Dauer der Datenspeicherung | Die Löschung erfolgt, wenn der Zweck der Datenverarbeitung erfüllt ist. |
| Profiling/ automatisierte Einzelentscheidung | Es findet kein Profiling und keine automatisierte Einzelentscheidung statt. |
| Nutzung der personenbezogenen Daten für andere Zwecke | Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für andere Zwecke. |
| Kategorien der verarbeiteten Daten | Es werden Name, Kontaktdaten, Angaben im Mietvertrag und Kontodaten erhoben. |
| Zweck der Datenverarbeitung und berechtigtes Interesse | Wir verarbeiten Ihre Daten, um Ihnen studentischen Wohnraum zur Verfügung zu stellen und zu verwalten sowie zur Durchführung des Facility Managements. |
| Rechtsgrundlage | § 2 Abs. 2 StWG BW (Förderung studentischen Wohnens) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 c EU-DSGVO („zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt“), Art. 6 Abs. 1 b EU-DSGVO („vorvertragliche Maßnahmen, Erfüllung eines Vertrags“) und Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO („zur Wahrung berechtigter Interessen“) |
| Empfänger der Daten | Im Rahmen der Bereitstellung und Wartung unserer Systeme kann es zu einer Übermittlung an Auftragsverarbeiter kommen. SEPA-Lastschriftdaten werden an Banken übermittelt. Daten ausländischer Studierender können an das Auslandsamt übermittelt werden. Dienstleister können Ihre Kontaktdaten erhalten, um Reparaturen in Ihrer Wohnung auszuführen. |
| Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation | Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten weder an ein Drittland noch an eine internationale Organisation. |
| Dauer der Datenspeicherung | Buchhaltungsrelevante Daten werden gemäß den Vorschriften von § 257 HGB in Verbindung mit § 147 AO zehn Jahre lang aufbewahrt. Sonstige steuerrelevante Daten werden sechs Jahre lang aufbewahrt.
Alle sonstigen Daten löschen wir, sobald das berechtigte Interesse nicht mehr besteht. |
| Profiling/ automatisierte Einzelentscheidung | Es findet kein Profiling und keine automatisierte Einzelentscheidung statt. |
| Nutzung der personenbezogenen Daten für andere Zwecke | Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für andere Zwecke. |
| Kategorien der verarbeiteten Daten | Es werden Name, Kontaktdaten, Vertragsdaten, Steuer-Nummer und Umsatzsteuer-ID erhoben. |
| Zweck der Datenverarbeitung und ggf. berechtigtes Interesse | Wir verarbeiten Ihre Daten, um den Vertrag mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber zu verwalten oder um in der Zukunft erneut mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber einen Vertrag abzuschließen. |
| Rechtsgrundlage | Wirtschaftsführung (§ 11 StudWG BW) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 c EU-DSGVO (zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt) und Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. |
| Empfänger der Daten | Im Rahmen der Bereitstellung und Wartung unserer Systeme kann es zu einer Übermittlung an Auftragsverarbeiter kommen. Finanzamt, Ministerium |
| Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation | Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten weder an ein Drittland noch an eine internationale Organisation. |
| Dauer der Datenspeicherung | Buchhaltungsrelevante Daten werden gemäß den Vorschriften von § 257 HGB in Verbindung mit § 147 AO zehn Jahre lang aufbewahrt. Sonstige steuerrelevante Daten werden sechs Jahre lang aufbewahrt. Alle sonstigen Daten löschen wir, sobald der Zweck entfällt. |
| Profiling/ automatisierte Einzelentscheidung | Es findet kein Profiling und keine automatisierte Einzelentscheidung statt. |
| Nutzung der personenbezogenen Daten für andere Zwecke | Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für andere Zwecke. |
| Kategorien der verarbeiteten Daten | Es werden Name, Vorname, Tutorenamt, E-Mail-Adresse, Haus- und Zimmernummer, Vertragsende, Hinweis über Untervermietung, zusätzlich Anträge, Abrechnungsdaten inklusive Kontodaten, Belege, Tätigkeitsberichte erhoben. |
| Zweck der Datenverarbeitung und ggf. berechtigtes Interesse | Wir verarbeiten Ihre Daten im Zusammenhang mit der Selbstverwaltung und Förderung des Zusammenlebens in den studentischen Wohnhäusern. |
| Rechtsgrundlage | § 2 Abs. 2 StWG BW (Förderung studentischen Wohnens) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 c EU-DSGVO (zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt), Art. 6 Abs.1 S. 1 lit. f DSGVO. |
| Empfänger der Daten | Studierende im gleichen Wohnheim, Dienstleister und Gäste: Name, Vorname, Tutorenamt, E-Mail-Adresse und Haus- und Zimmernummer als Aushang |
| Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation | Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten weder an ein Drittland noch an eine internationale Organisation. |
| Dauer der Datenspeicherung | Buchhaltungsrelevante Daten werden gemäß den Vorschriften von § 257 HGB in Verbindung mit § 147 AO zehn Jahre lang aufbewahrt. Sonstige steuerrelevante Daten werden sechs Jahre lang aufbewahrt. Alle sonstigen Daten löschen wir, sobald der Zweck entfällt. |
| Profiling/ automatisierte Einzelentscheidung | Es findet kein Profiling und keine automatisierte Einzelentscheidung statt. |
| Nutzung der personenbezogenen Daten für andere Zwecke | Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für andere Zwecke. |
| Kategorien der verarbeiteten Daten | Es werden Name, Kontaktdaten und Angaben zum Privatzimmer erhoben. |
| Zweck der Datenverarbeitung | Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um Ihr Privatzimmer an unsere Studierenden vermitteln zu können. |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) |
| Empfänger der Daten | Die Daten können an die folgenden Empfänger übermittelt werden:
Strafverfolgungsbehörden und Krankenhäuser bei Fällen der Selbst- oder Fremdgefährdung und bei Ankündigung von Straftaten sowie bei Gefahr im Verzug. |
| Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation | Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten weder an ein Drittland noch an eine internationale Organisation. |
| Dauer der Datenspeicherung | Die veröffentlichten Daten werden nach drei Monaten automatisch gelöscht. |
| Profiling/ automatisierte Einzelentscheidung | Es findet kein Profiling und keine automatisierte Einzelentscheidung statt. |
| Nutzung der personenbezogenen Daten für andere Zwecke | Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für andere Zwecke. |
| Kategorien der verarbeiteten Daten | Es werden Name, Kontaktdaten, Sozialdaten, Bankdaten und Gesundheitsdaten der Studierenden und ggf. von Familienangehörigen erhoben. |
| Zweck der Datenverarbeitung | Wir verarbeiten Ihre Daten zu Zwecken der Sozialberatung (Beratung zu Finanzierung und Sozialleistungen, Darlehensberatung, KFW-Darlehen, Unfallkasse) und zur Beratung ausländischer Studierender. |
| Rechtsgrundlage | Art. 9 Abs. 2 b) EU-DSGVO (besondere Kategorien personenbezogener Daten) und § 2 Abs. 2 StWG BW (Soziale Betreuung und Förderung von Studierenden) i.V.m. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit c DSGVO. |
| Empfänger der Daten | Im Rahmen der Bereitstellung und Wartung unserer Systeme kann es zu einer Übermittlung an Auftragsverarbeiter kommen. Die Daten können an die folgenden Empfänger übermittelt werden: Die Anträge an die Unfallkassen im Falle von Unfällen erfolgen in Papierform. Die Einwohner-Meldeämter werden bei unbekanntem Umzug der Darlehensnehmer kontaktiert. |
| Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation | Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten weder an ein Drittland noch an eine internationale Organisation. |
| Dauer der Datenspeicherung | Daten werden gelöscht, wenn sie nicht mehr benötigt werden und keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht. Buchhaltungsrelevante Daten werden gemäß den Vorschriften von § 257 HGB in Verbindung mit § 147 AO zehn Jahre lang aufbewahrt. Sonstige steuerrelevante Daten werden sechs Jahre lang aufbewahrt. KfW-Daten in Papierform werden nach 10 Jahren vernichtet. |
| Profiling/ automatisierte Einzelentscheidung | Es findet kein Profiling und keine automatisierte Einzelentscheidung statt. |
| Nutzung der personenbezogenen Daten für andere Zwecke | Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für andere Zwecke. |
| Kategorien der verarbeiteten Daten | Es werden Name, Kontaktdaten, Alter, Studienort, Hochschule, Studienfach, Gesundheitsdaten und Zahldaten (bei Barzahlung) erhoben. |
| Zweck der Datenverarbeitung | Wir verarbeiten Ihre Daten zu Zwecken der psychologischen Beratung von Studierenden. |
| Rechtsgrundlage | Artikel 6 Abs. 1 c EU-DSGVO („für die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung“)“), Art. 9 Abs. 2 b) EU-DSGVO (besondere Kategorien personenbezogener Daten) und § 2 Abs. 2 StWG BW (Soziale Betreuung und Förderung von Studierenden) in Verbindung mit der Berufsordnung für Psychotherapeuten der Landespsychotherapeutenkammer Baden-Württemberg. |
| Empfänger der Daten | Die Daten können an die folgenden Empfänger übermittelt werden: Strafverfolgungsbehörden und Krankenhäuser bei Fällen der Selbst- oder Fremdgefährdung und bei Ankündigung von Straftaten sowie bei Gefahr im Verzug. |
| Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation | Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten weder an ein Drittland noch an eine internationale Organisation. |
| Dauer der Datenspeicherung | Daten werden gelöscht, wenn sie nicht mehr benötigt werden und keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht. Fallakten in Papierform werden 10 Jahre lang aufbewahrt gemäß Berufsordnung für Psychotherapeuten der Landespsychotherapeuten-kammer Baden-Württemberg. |
| Profiling/ automatisierte Einzelentscheidung | Es findet kein Profiling und keine automatisierte Einzelentscheidung statt. |
| Nutzung der personenbezogenen Daten für andere Zwecke | Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für andere Zwecke. |
| Kategorien der verarbeiteten Daten | Es werden Name, Kontaktdaten, Sozialdaten, Kontodaten und Gesundheitsdaten von Kindern und ggf. auch von Familienangehörigen erhoben. |
| Zweck der Datenverarbeitung | Unterstützung der Studierenden und Hochschulangehörigen durch Betreuung von deren Kindern. Bei freien Plätzen: auch Einwohner/innen von Mannheim ohne Hochschulbezug. |
| Rechtsgrundlage | Artikel 6 Abs. 1 b) EU-DSGVO („für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist“), Art. 9 Abs. 2 b) EU-DSGVO (besondere Kategorien personenbezogener Daten) und § 2 Abs. 2 StWG BW (Soziale Betreuung und Förderung von Studierenden), Jugendhilfegesetz, Kindergartengesetz, Infektions-schutzgesetz. |
| Empfänger der Daten | Im Rahmen der Bereitstellung und Wartung unserer Systeme kann es zu einer Übermittlung an Auftragsverarbeiter kommen. Die Daten können an die folgenden Empfänger übermittelt werden: Stadt Mannheim (in Zusammenhang mit Zuschüssen), Landesjugendamt, Sozial- und Jugendämter (auf Anfrage), Universität Mannheim (nur Namen), Gesundheitsämter (Impfstatus, ansteckende Krankheiten). |
| Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation | Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten weder an ein Drittland noch an eine internationale Organisation. |
| Dauer der Datenspeicherung | Daten werden gelöscht, wenn sie nicht mehr benötigt werden und keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht. Buchhaltungsrelevante Daten werden gemäß den Vorschriften von § 257 HGB in Verbindung mit § 147 AO zehn Jahre lang aufbewahrt. Sonstige steuerrelevante Daten werden sechs Jahre lang aufbewahrt. Akten in Papierform werden nach 6 Jahren vernichtet. |
| Profiling/ automatisierte Einzelentscheidung | Es findet kein Profiling und keine automatisierte Einzelentscheidung statt. |
| Nutzung der personenbezogenen Daten für andere Zwecke | Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für andere Zwecke. |
2.15 Teilnehmer an Zufriedenheitsbefragungen
Wenn Sie an einer Zufriedenheitsbefragung teilnehmen, gelten die folgenden Angaben.
Zufriedenheitsbefragungen werden in Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister durchgeführt:
NETQUES
Daten & Diagnostik
Matthias Liebig
Herichhausen 87-89
D-42349 Wuppertal
Tel.: +49 (0)202.612 750 21
Fax: +49 (0)202.612 750 20
E-Mail: info [at] netques [dot] de
Das Formular zur Zufriedenheitsbefragung wird auf einem Webserver des Dienstleisters bereitgestellt. Dort erfolgt auch die Speicherung und weitere Verarbeitung der Angaben der Teilnehmer. Bitte beachten Sie daher auch die folgenden Angaben:
https://ssl.netques.de/svy/stwma/hg/SDJW12/php/site/nqs/ds.php
Die nachfolgende Tabelle enthält weitere wichtige Informationen.
| Kategorien der verarbeiteten Daten | Wir verarbeiten Ihre Antworten anonym, es sei denn, Sie geben am Ende der Befragung freiwillig Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse an, um von uns eine persönliches Feedback zu erhalten. |
| Zweck der Datenverarbeitung | Erfassung der Zufriedenheit Betroffener mit verschiedenen Leistungen des Studierendenwerks, Bedarfserhebung für Leistungen. Qualitätskontrolle und Evaluation. |
| Rechtsgrundlage | Nur für den Fall der freiwilligen Angabe von Namen und Email-Adresse für persönliches Feedback: Artikel 6 Abs. 1 a) EU-DSGVO (Einwilligung). |
| Empfänger der Daten | Im Rahmen der Bereitstellung und Wartung unserer Systeme kann es zu einer Übermittlung an Auftragsverarbeiter kommen. |
| Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation | Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten weder an ein Drittland noch an eine internationale Organisation. |
| Dauer der Datenspeicherung | Anonyme Antworten zu Zufriedenheitsbefragungen werden dauerhaft auf den Servern des Dienstleisters NETQUES gespeichert. Ihren Namen und E-Mail-Adresse für ein persönliches Feedback löschen wir nach 6 Monaten. |
| Profiling/ automatisierte Einzelentscheidung | Es findet kein Profiling und keine automatisierte Einzelentscheidung statt. |
| Nutzung der personenbezogenen Daten für andere Zwecke | Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für andere Zwecke. |
2.16 Teilnehmer an Gewinnspielen
Für die Teilnehmer an Gewinnspielen gelten die nachfolgenden Teilnahmebedingungen und Informationen.
Teilnahmebedingungen
Nachfolgend sind die Teilnahmebedingungen für Gewinnspiele des Studierendenwerks Mannheim aufgeführt.
Dauer der Gewinnspiele
Bei Gewinnspielen mit Postkarten: Der Einsendeschluss ist auf der Postkarte angegeben.
Bei Online-Gewinnspielen: Der Einsendeschluss ist auf der Webseite des Gewinnspiels angegeben.
Teilnahme
Um am Gewinnspiel teilzunehmen, ist ein Ausfüllen und Absenden einer Postkarte, eines Online-Formulars oder eines Kommentars bei sozialen Netzwerken erforderlich. Die Teilnahme ist nur innerhalb des angegebenen Teilnahmezeitraums möglich. Nach Teilnahmeschluss eingehende Einsendungen werden bei der Auslosung nicht berücksichtigt.
Pro Teilnehmer nimmt nur eine übermittelte Antwort am Gewinnspiel teil. Es ist strengstens untersagt, mehrere Email-Adressen zur Erhöhung der Gewinnchancen zu verwenden.
Die Teilnahme am Gewinnspiel ist kostenlos.
Teilnahmeberechtigte
Teilnahmeberechtigt sind Studierende und Kunden der Versorgungsbetriebe des Studierendenwerks Mannheim. Die Teilnahme ist nicht vom Erwerb einer Ware oder Dienstleistung abhängig. Sollte ein Teilnehmer in seiner Geschäftsfähigkeit eingeschränkt sein, bedarf es der Einwilligung seines gesetzlichen Vertreters.
Nicht teilnahmeberechtigt am Gewinnspiel sind alle Mitarbeiter des Studierendenwerks sowie ihre Familienmitglieder. Zudem behält sich das Studierendenwerk vor, nach eigenem Ermessen Personen von der Teilnahme auszuschließen, wenn berechtigte Gründe vorliegen, beispielsweise
(a) bei Manipulationen im Zusammenhang mit Zugang zum oder Durchführung des Gewinnspiels,
(b) bei Verstößen gegen diese Teilnahmebedingungen,
(c) bei unlauterem Handeln oder
(d) bei falschen oder irreführenden Angaben im Zusammenhang mit der Teilnahme an dem Gewinnspiel.
(e) Kommentare, die gegen die Richtlinien der sozialen Netzwerke, deutsches Recht und/oder das Copyright verstoßen werden nach Kenntnisnahme ohne Ankündigung entfernt.
Gewinn, Benachrichtigung und Übermittlung des Gewinns
Die Gewinne können der jeweiligen Postkarte, Gewinnspiel-Webseite oder Veröffentlichung in den sozialen Netzwerken entnommen werden.
Die Ermittlung der Gewinner erfolgt nach Teilnahmeschluss im Rahmen einer auf dem Zufallsprinzip beruhenden Verlosung unter allen Teilnehmern. Ist das Gewinnspiel mit einer Aufgabe verknüpft, kommen ausschließlich diejenigen Teilnehmer in die Verlosung, welche die Aufgabe korrekt durchgeführt haben.
Die Gewinner der Verlosung werden zeitnah über eine gesonderte E-Mail oder mittels Nachrichtenfunktion (Soziale Netzwerke) über den Gewinn informiert.
Die Aushändigung des Gewinns erfolgt ausschließlich an den Gewinner oder an den gesetzlichen Vertreter des minderjährigen Gewinners. Ein Umtausch, eine Selbstabholung sowie eine Barauszahlung des Gewinns sind nicht möglich.
Eventuell für den Versand der Gewinne anfallende Kosten übernimmt das Studierendenwerk. Mit der Inanspruchnahme des Gewinns verbundene Zusatzkosten gehen zu Lasten des Gewinners. Für eine etwaige Versteuerung des Gewinns ist der Gewinner selbst verantwortlich.
Meldet sich der Gewinner nach zweifacher Aufforderung innerhalb einer Frist von 3 Wochen nicht, kann der Gewinn auf einen anderen Teilnehmer übertragen werden.
Vorzeitige Beendigung des Gewinnspiels
Das Studierendenwerk behält sich ausdrücklich vor, das Gewinnspiel ohne vorherige Ankündigung und ohne Mitteilung von Gründen zu beenden. Dies gilt insbesondere für jegliche Gründe, die einen planmäßigen Ablauf des Gewinnspiels stören oder verhindern würden.
Darüber hinaus gelten die folgenden Informationen für Teilnehmer an Gewinnspielen.
| Kategorien der verarbeiteten Daten | Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Antworten auf Gewinnspielfragen. |
| Zweck der Datenverarbeitung | Hinweis auf neue Dienstleistungen, und wecken der Awareness z.B. für Umweltschutz. |
| Rechtsgrundlage | Die Rechtsgrundlage für die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Gewinnspielen ist Art. 6 Abs. 1 a) EU-Datenschutzgrundverordnung (Einwilligung des Betroffenen). |
| Empfänger der Daten | Die Daten werden nicht übermittelt. |
| Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation | Es erfolgt eine Übermittlung in einen Drittstaat oder zu einer internationalen Organisation durch Einsatz von Instagram. |
| Dauer der Datenspeicherung | Die Daten werden gelöscht, sobald die Gewinner ermittelt und benachrichtigt wurden. |
| Profiling/ automatisierte Einzelentscheidung | Es findet kein Profiling und keine automatisierte Einzelentscheidung statt. |
| Nutzung der personenbezogenen Daten für andere Zwecke | Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für andere Zwecke. |
| Kategorien der verarbeiteten Daten | Falls Sie uns eine Nachricht schicken: Kontaktdaten, alle Angaben, die Sie in Ihrer Nachricht freiwillig machen. Wenn Sie einen Dienst abonnieren wie StudiPlus: Ihre Kontaktdaten, IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, Aufgerufene Funktionen, Übertragene Datenmenge, Meldung, ob der Zugriff erfolgreich war sowie die Google Cloud Messaging ID (Android) bzw. die iOS Device UUID (iOS) des Geräts. |
| Zweck der Datenverarbeitung | Ihre Angaben verarbeiten wir ausschließlich zur Beantwortung Ihrer Anfragen und um Ihnen Informationen zur Verfügung zu stellen. |
| Rechtsgrundlage | Wenn Sie uns eine Nachricht mit einer Anfrage schicken und einen Informationsdienst abonnieren, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten gemäß Art. 6 Abs.1 a) EU-DSGVO (Einwilligung) |
| Empfänger der Daten | Im Rahmen der Bereitstellung und Wartung unserer Systeme kann es zu einer Übermittlung an Auftragsverarbeiter kommen. |
| Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation | Die WhatsApp-Nachrichten werden über die WhatsApp-Infrastruktur in den USA zugestellt. Es erfolgt eine Datenübermittlung an WhatsApp LLC. 1 Meta Way, Menlo Park, California 94025, USA. |
| Dauer der Datenspeicherung | Personenbezogene Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Nachricht übermitteln, löschen wir, sobald Ihre Anfrage abschließend beantwortet ist. |
| Profiling/ automatisierte Einzelentscheidung | Es findet kein Profiling und keine automatisierte Einzelentscheidung statt. |
| Nutzung der personenbezogenen Daten für andere Zwecke | Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für andere Zwecke. |
2.18 Information mittels sozialen Medien
Besucher werden über Themen, die das Studierendenwerk betreut, auf Seiten des Studierendenwerks in den sozialen Medien informiert.
Facebook und Instagram
Die Besucher haben die Möglichkeit, Kommentare zu senden, Inhalte mit anderen Nutzern zu teilen und den „Gefällt mir“-Button anzuklicken.
| Kategorien der verarbeiteten Daten | Es werden Auswertungen durchgeführt, mit deren Hilfe der Service des Studierendenwerks verbessert wird:
• Datum der Veröffentlichung |
| Zweck der Datenverarbeitung | Information der Studierenden über Themen, die durch das Studierendenwerk betreut werden; Auswertung zur Verbesserung des Service; |
| Rechtsgrundlage | Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. a EU-DSGVO (Einwilligung) |
| Empfänger der Daten | Keine externe Übermittlung. |
| Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation | Es erfolgt eine Übermittlung an den Meta Konzern, Way, Menlo Park, California 94025, USA. |
| Dauer der Datenspeicherung | Die vom Studierendenwerk durchgeführten Auswertungen sind für das Studierendenwerk anonym, daher ist eine Löschung nicht erforderlich. Eintragungen durch Nutzer werden gelöscht, sobald die entsprechenden Themen nicht mehr aktuell sind. |
| Profiling/ automatisierte Einzelentscheidung | Es findet kein Profiling statt. |
| Risikoanalyse und Datenschutzfolgeabschätzung | Das Verfahren war bereits vor dem 25.05.2018 im Einsatz, daher liegt keine Risikoanalyse oder Datenschutzfolgeabschätzung vor. |
| Nutzung der personenbezogenen Daten für andere Zwecke | Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für andere Zwecke. |
| Kategorien der verarbeiteten Daten | Es werden Name, E-Mail, Hochschule, Matrikelnummer, Semester, Bankverbindung, eine Begründung für Antrag und Nachweisdokumente erhoben. |
| Zweck der Datenverarbeitung | Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um Ihren Antrag auf Rückerstattung von Studierendenwerksbeiträgen bearbeiten zu können. |
| Rechtsgrundlage | Studierendenwerksgesetz (StWG) Beitragsordnung des Studierendenwerks Mannheim; Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit c DSGVO |
| Empfänger der Daten | Die Daten werden an die betroffenen Hochschulen zur Prüfung des Antrags und an die Bankinstitute zur Überweisung des Erstattungsbeitrags übermittelt. Im Rahmen der Bereitstellung und Wartung unserer Systeme kann es zu einer Übermittlung an Auftragsverarbeiter kommen. |
| Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation |
Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten weder an ein Drittland noch an eine internationale Organisation. |
| Dauer der Datenspeicherung | Buchhaltungsrelevante Daten werden 10 Jahre bzw. 6 Jahre lang aufbewahrt. |
| Profiling/ automatisierte Einzelentscheidung |
Es findet kein Profiling und keine automatisierte Einzelentscheidung statt. |
| Nutzung der personenbezogenen Daten für andere Zwecke |
Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für andere Zwecke. |
| Kategorien der verarbeiteten Daten | E-Mail-Adresse, Rufnummer und alle Daten, die Sie angeben |
| Zweck der Datenverarbeitung | Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Kommunikation mit Ihnen, um Ihr Anliegen zu erfüllen. |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit a, b, c oder f DSGVO; ggf. auch Art. 9 Abs. 1 lit. a oder b DSGVO |
| Empfänger der Daten | Im Rahmen der Bereitstellung und Wartung unserer Systeme kann es zu einer Übermittlung an Auftragsverarbeiter kommen. |
| Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation | Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten weder an ein Drittland noch an eine internationale Organisation. |
| Dauer der Datenspeicherung | Sobald Ihr Anliegen abschließend bearbeitet wurde und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegen stehen, werden Ihre Daten gelöscht. |
| Profiling/ automatisierte Einzelentscheidung | Es findet kein Profiling und keine automatisierte Einzelentscheidung statt. |
| Nutzung der personenbezogenen Daten für andere Zwecke | Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für andere Zwecke. |
2.21 Hinweisgeberschutzverfahren
Wenn Sie als Beschäftigte/r des Studierendenwerks einen Hinweis auf einen Verstoß gegen geltende Gesetze, Vorschriften oder rechtliche Anforderungen auf nationaler und internationaler Ebene nach § 2 HinSchG gegen möchten, können Sie das Hinweisgeberschutzverfahren des Studierendenwerks nutzen.
| Kategorien der verarbeiteten Daten | Alle Kategorien personenbezogener Daten inklusive besonderer Arten personenbezogener Daten |
| Zweck der Datenverarbeitung | Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen des HinSchG; ggf. Sanktionierung von gemeldeten Verstößen; |
| Rechtsgrundlage | Die Rechtsgrundlage für die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Gewinnspielen ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung) und Art. 6 Abs. 1 S. 1 f DSGVO (Ausübung berechtigter Interessen) |
| Empfänger der Daten | Behörden, z.B. Strafverfolgungsbehörden |
| Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation | Es erfolgt keine Übermittlung in einen Drittstaat oder zu einer internationalen Organisation. |
| Dauer der Datenspeicherung | Die Daten werden 5 Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. |
| Profiling/ automatisierte Einzelentscheidung | Es findet kein Profiling und keine automatisierte Einzelentscheidung statt. |
| Nutzung der personenbezogenen Daten für andere Zwecke | Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für andere Zwecke. |